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Tres maneras de satisfacer nuevas expectativas de trabajo híbrido con Microsoft Teams y Microsoft 365

Lment9, es orgulloso partner de Microsoft 365. Este artículo fue obtenido de la página de Microsoft Tres maneras de satisfacer nuevas expectativas de trabajo híbrido con Microsoft Teams y Microsoft 365.

Hace cinco años, nos embarcamos en un emocionante viaje con Microsoft Teams, al crear un centro para la colaboración y el trabajo en equipo. Las videoconferencias aún no eran la norma en el lugar de trabajo, pero estaba claro desde el principio que la combinación de colaboración sincrónica y asincrónica en un solo producto presentaba una oportunidad única para reinventar la forma en que trabajamos, aprendemos y conectamos con otras personas.

Hoy, más de 270 millones de personas confían en Teams para el trabajo híbrido. Más del 50 por ciento de las organizaciones han estandarizado Teams, según un reciente estudio del director de información principal (CIO) de Morgan Stanley. Con el cambio del trabajo remoto al trabajo híbrido, los dispositivos activos de Salas de Teams se duplicaron con creces año tras año, y Teléfono Teams ahora tiene cerca de 80 millones de usuarios activos. Desde la oficina hasta el personal de primera línea, Teams ofrece asistencia a todos los empleados. De hecho, el uso de Teams por parte del personal de primera línea se ha duplicado año tras año.

Seguimos escuchando, aprendiendo e innovando para permitir que todas las organizaciones prosperen en el nuevo mundo laboral. Microsoft anunció nuevas innovaciones de productos diseñadas para ayudar a que el trabajo híbrido funcione. Ya sea crear experiencias de reuniones más atractivas, habilitar la colaboración con socios externos o clientes, o darte la flexibilidad para trabajar con tus propias condiciones, estas nuevas características y soluciones satisfacen las nuevas expectativas que tienen las personas acerca del lugar de trabajo.

Vamos a explorarlas en profundidad.

1. Reinventar la experiencia en la oficina

Después de dos años de trabajo remoto e híbrido, los datos de Microsoft indican que la oficina aún es importante para los trabajadores y gerentes. Sin embargo, los líderes empresariales tienen que reconsiderar los espacios físicos y las normas culturales para que el tiempo en la oficina haga que valga la pena el traslado. Esto significa que el quién, porqué y dónde de las reuniones presenciales sea deliberado, así como que garantice que los espacios físicos estén diseñados para ayudar a que los equipos híbridos se sientan conectados y comprometidos. 

Para ayudar a coordinar tu tiempo en la oficina con tu equipo, Microsoft actualizó Outlook para permitirte confirmar tu asistencia a las reuniones y señalar si planeas unirte en persona o virtualmente. 

Para los que se unen a reuniones híbridas desde una sala de conferencias, Microsoft está haciendo que sea más fácil y menos molesto establecer una presencia personal con las nuevas mejoras en la experiencia de dispositivos complementarios para Salas de Teams. Hoy, cuando te unas a una reunión en Salas de Teams con tu dispositivo personal, tu audio se desactivará automáticamente para evitar comentarios. Pronto se te pedirá que actives el vídeo de tu portátil para que te puedan ver claramente los participantes remotos, independientemente de dónde estés en la sala. Para evitar distracciones, tu vídeo se ocultará de la pantalla frontal, así como de la galería de personas que se unen desde dispositivos complementarios en la sala. 

Para cerrar la brecha entre las áreas de trabajo digitales y físicas, Microsoft presentó un nuevo diseño de reuniones para Sala de Teams denominado fila delantera. Diseñado específicamente para las reuniones híbridas, lleva la galería del vídeo al nivel de la vista en la parte inferior de la pantalla para que las personas de la sala de reuniones puedan ver a sus compañeros remotos en una interacción más natural cara a cara (de manera similar que si estuvieran en el mismo espacio físico). El contenido está centrado en la pantalla y rodeado de información adicional sobre la reunión y la opinión de los asistentes, lo que incluye chat, manos levantadas y reacciones en directo. 

Microsoft ha estado trabajando para sus experiencias más recientes creadas para el trabajo híbrido (en Teams, Microsoft 365, Windows y Whiteboard) a Surface Hub 2S, un lienzo de colaboración y dispositivo de reuniones certificado para Microsoft Teams. Los miembros del equipo remoto ahora tienen una vista dinámica de interacciones en la sala, gracias a la nueva cámara inteligente de Microsoft Surface Hub 2 con tecnología de IA. La tecnología de encuadre automático en el dispositivo ajusta dinámicamente la vista de la sala y vuelve a encuadrar cuando alguien sale, otros entran o una persona interactúa con contenido en la pantalla. 

Que te vean y te escuchen es fundamental para un entorno de reunión inclusivo, así como lo es poder colaborar sin complicaciones. Las nuevas soluciones de pantalla táctil para las Salas de Teams desde Neat y Yealink están en el proceso de certificación para Salas de Teams en Android y ya están disponibles. Estos dispositivos combinan audio, vídeo, pantalla táctil y procesos en una sola unidad, lo que facilita la implementación y mejora las experiencias de colaboración.

2. Haz que cada reunión sea importante

Microsoft recopiló billones de puntos de datos para comprender cómo está cambiando el trabajo. El tiempo semanal dedicado a las reuniones aumentó más de 250 por ciento desde marzo de 2020. Al mismo tiempo, están surgiendo patrones de colaboración más flexibles a medida que los empleados reestructuran sus días. Las reuniones se vuelven más breves y más ad hoc. Los usuarios recurren a los canales asincrónicos como el chat para hacer su trabajo.

Microsoft tiene el compromiso de facilitar nuevas formas de trabajo. Ya sea formando a los moderadores para que den lo mejor de sí o habilitando la colaboración asincrónica en diferentes zonas horarias, nuestro objetivo es crear experiencias inclusivas y atractivas, hacer que tus reuniones sean eficientes y garantizar que todos vean el impacto de tu trabajo.

Cameo, la experiencia de PowerPoint te permite integrar sin problemas la fuente de la cámara de Teams en tu presentación, con lo que puedes personalizar la manera y el lugar en que quieres mostrarte en tus diapositivas. También ofrece recomendaciones de diseño a través de Diseñador en PowerPoint para la visualización óptima. 

Estudio de grabación, te permite grabar tu presentación en PowerPoint y ofrecer vídeo a petición, lo que le permite a tu equipo consumir contenido con sus propias condiciones. 

Ahora podrás crear y producir fácilmente presentaciones, decidir cómo y dónde quieres que aparezca tu vídeo en las diapositivas con cameo, y luego grabarte a ti mismo hablando en cualquier diapositiva con el estudio de grabación. Cuando sea hora de difundir tu mensaje, comparte la presentación con PowerPoint Live en Teams, independientemente de si asistes o no a la reunión. 

No es fácil ser el centro de atención. Es particularmente complejo hacer presentaciones impactantes sin un público en persona. El Entrenador de discursos en Microsoft Teams, usa IA para proporcionar orientación de forma privada a tu ritmo, notificarte si estás interrumpiendo a alguien y recordarte que consultes a tu público.

Para asegurarte de que el impacto de tus palabras no se pierde, Microsoft anunció Interpretación de idiomas, que permite que un intérprete en directo convierta lo que dice el orador a otro idioma casi en tiempo real. El organizador de la reunión podrá asignar intérpretes de su lista de participantes y seleccionar hasta 16 combinaciones de idiomas de origen y destino, mientras que los asistentes escucharán la interpretación con el audio original reproduciéndose en un volumen bajo en el fondo.

Las reuniones suelen servir como espacios de colaboración para idear y resolver problemas como equipo. Microsoft Whiteboard en Teams evolucionó para convertirse en una valiosa área de trabajo de colaboración visual donde los grupos se reúnen para tener experiencias de aprendizaje y lluvia de ideas híbridas y efectivas. Ofrece un conjunto amplio de capacidades que le dan vida a la colaboración visual en Teams, incluidos los cursores de colaboración, más de 50 plantillas nuevas, reacciones contextuales y la posibilidad de abrir paneles existentes y colaborar con compañeros externos en las reuniones de Teams.

3. Colabora y comunícate fácilmente

Según datos de Microsoft, más del 50 por ciento de los trabajadores híbridos están considerando volverse totalmente remotos el próximo año. Con esa demanda de mayor flexibilidad y movilidad, se terminaron los días de un teléfono de escritorio fijo en una oficina fija.

Teléfono Teams ofrecerá pronto una experiencia verdaderamente móvil con Operator Connect Mobile en colaboración con algunos de los operadores de telecomunicaciones más innovadores del mundo, entre los que se incluyen BT, Rogers, Swisscom, Telia y Verizon. Esto te proporciona un número de teléfono para tu número de escritorio y tu número de móvil, independientemente de la red o el dispositivo que estés usando. También puedes pasar llamadas entre redes y dispositivos sin interrupciones, ya que estás pasando del servicio móvil mientras te desplazas a la red Wi-Fi de tu oficina, por ejemplo.

Teams Connect está diseñado para una colaboración directa, segura y fácil de usar en los límites de la organización, lo que permite que todos trabajen como un equipo ampliado mientras están en su propio entorno de Teams. A finales de 2021, Microsoft anunció los canales compartidos de Teams Connect, que facilitan la colaboración con personas dentro y fuera de una organización desde un área de trabajo compartida. Por ejemplo, un equipo que trabaja con un nuevo producto podrá compartir un canal de Teams con un equipo de diseño externo para crear un área de trabajo conjunta entre organizaciones. Todos pueden comunicarse, programar una reunión, compartir archivos y colaborar con aplicaciones sin cambiar de cuenta. 

Para crear y colaborar de forma efectiva, necesitamos una forma de reunir la información, los documentos y los equipos distribuidos. En enero de 2022, Microsoft anunció los componentes de Loop en el chat de Teams, lo que ofrece una nueva forma de idear, crear y tomar decisiones en equipo. Con los componentes de Loop en el correo de Outlook puedes hacer una lluvia de ideas, completar acciones y obtener el estado más reciente de tu equipo sin tener que cambiar de contexto o aplicaciones. Un solo componente se puede actualizar al mismo tiempo tanto si estás en Teams como en Outlook. 

Los datos de Microsoft también indican que la cultura positiva se clasifica como lo primero que los empleados quieren que les proporcionen las empresas, seguido de beneficios de salud mental y bienestar. Un nuevo mundo laboral requiere de tecnología para darle vida a la cultura de la empresa, desde el punto de vista digital.  

Microsoft anunció la biblioteca de inspiración, una nueva característica disponible en versión preliminar a través de la aplicación Ideas Viva en Teams. La biblioteca de inspiración convierte las conclusiones en acciones con acceso a contenido seleccionado y procedimientos recomendados de las fuentes principales como Harvard Business Review y Thrive. Las conclusiones de productividad y bienestar proporcionadas mediante Ideas Viva están mejoradas por contenido premium que se centra en impulsar mejores experiencias de los empleados e impulsar el compromiso. 

Por último, un desafío común de trabajo híbrido y remoto es mantener el capital social: la red de relaciones que permite prosperar a las personas y organizaciones. Si bien crear amistades y relaciones personales puede ser complicado en el entorno del trabajo híbrido, estamos invirtiendo en herramientas que te ayudarán a expresarte y divertirte mientras lo haces.

Ahora puedes aportar más de tu personalidad a la conversación con los nuevos emojis de Fluent en Teams. Con un estilo vibrante y divertido, más de 1800 emojis tridimensionales pueden infundir expresión y jovialidad a los mensajes. Selecciona una categoría y usa el selector de tono de piel para elegir el emoji que mejor te represente. 

Lo que nos depara el futuro

Si bien mucho ha cambiado en el trabajo, hay algo que permanece constante: las personas están en el centro. Con tecnologías como Microsoft Teams que ayudan a las personas, podemos hacer que el trabajo híbrido realmente funcione reuniendo a todos y todo.

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