¿Te cuesta trabajo mantener comunicado a tu equipo de trabajo? ¿Cansado de solo encontrar herramientas cero flexibles y personalizables para monitorear la productividad de tu equipo?
Las formas de trabajo y colaboración en el ámbito empresarial se encuentran en una increíble evolución como consecuencia de los constantes eventos socioeconómicos en los que nos encontramos inmersos actualmente, por lo que ahora la exigencia de contar con herramientas tecnológicas reales y personalizables ha incrementado, llegando a tal grado de ser un indicativo de éxito dentro del mercado. Sin embargo, son pocas aquellas marcas que realmente pueden ofrecernos una forma eficaz para aumentar nuestros resultados y, sobre todo, garantizar la productividad de nuestros colaboradores sin importar desde qué parte del mundo se encuentren laborando.
Es por eso que hoy te daremos a conocer 3 estrategias efectivas de TI para que optimices tu colaboración y comunicación empresarial para asegurar tu éxito en este mundo tan demandante:
Crea un flujo de comunicación constante
¿Sabías que más del 40% de pymes mexicanas ya ha dejado permanente el modo híbrido de trabajo? Esta forma de trabajo no es nueva, ya que desde el año 2015 ya venía desenvolviéndose con fuerza, sin embargo la pandemia del 2020 hizo que surgiera como un método efectivo para no bajar la productividad y mantener a flote a los negocios.
Por otro lado, hoy en día, una gran cantidad de empresas siguen insistiendo con realizar reuniones diarias presenciales, lo que no está mal claro, sin embargo, no muestra flexibilidad de parte de los empresarios para adoptar nuevas formas de organización que pueden ayudar a mejorar la comodidad y productividad de sus empleados. Y no nos mal entiendas, ya que las reuniones presenciales no han quedado extintas, pero es importante aprovechar herramientas de TI que ayuden a sacarle el máximo provecho a estos nuevos métodos de trabajo híbridos.
¿Qué hacer? Recomendamos integrar sistemas de comunicación y colaboración empresarial como el que propone Microsoft 365. Con esta tecnología se puede hacer un monitoreo constante del trabajo de los colaboradores y se pueden programar reuniones en cualquier momento con la herramientas de Teams. Se pueden crear espacios de trabajo que permitan una mayor concentración y generación de ideas e incluso, como su uso es muy intuitivo y 100% personalizable, garantiza la mejora de la comunicación, trabajo y felicidad de cada uno de sus usuarios.
Conocer los objetivos y la visión de la empresa es crucial
Sabemos que a veces este puede sonar muy lógico y que tal vez asumimos que todas las empresas lo hacen con sus colaboradores pero no siempre es así. Las pymes de la actualidad cada vez están más inmersas en nuevos retos, lo que implica ir modificando sus objetivos y estrategias para sacar el máximo provecho de los eventos socioeconómicos.
Al contar con un equipo de hasta 10 colaboradores puede ser muy fácil el compartir la información y el aceptar nuevas ideas para optimizar al máximo los recursos financieros, humanos y materiales con los que se cuentan. Pero, ¿qué pasa cuando necesitamos compartir nuestra visión y objetivos con un equipo de más de 10 colaboradores? A veces el solo imaginarlo genera un dolor de cabeza, lo que genera que mucho directores solo lo compartan por correo y ya, asumiendo que todos lo leerán y pondrán en práctica. Esto no es el mejor escenario para que un equipo aumente su colaboración empresarial sin duda.
¿Qué hacer? Recomendamos que dentro de cada empresa se mantenga la división estratégica por áreas, de acuerdo al giro empresarial, y mediante una reunión virtual en cada una de ellas (o presencial si sientes que es necesario), utilizando la herramienta Whiteboard, puedan crear pizarras y así todos acceder a la misma plataforma para agregar ideas y discutir cada uno de los objetivos, visión, misión y estrategias de los próximos trimestres o semestres. De esta forma aumentarás la confianza en cada uno de tus trabajadores y, a la vez, sacarás el máximo potencial de cada área dentro de tu empresa para que al final obtengas como resultado colaboradores más organizados, felices y más comprometidos con la razón de ser y hacer de tu empresa.
La capacitación nunca sobra y nunca hace daño
En la mayoría de las empresas solemos tener una intensa capacitación cuando recién vamos entrando a laborar como nuevos empleados pero después de eso se suele olvidar su importancia y se suele dar por hecho que cada empleado buscará capacitación cuando enfrente algún reto o simplemente cuando necesite reforzar algún conocimiento.
Es importante que nunca dejemos al azar la capacitación de nuestro personal para asegurar que nuestro negocio siga siendo de valor para lo que los consumidores están buscando, ya que si nuestros colaboradores de mantienen capacitados podremos responder realmente a las necesidades y problemas que nuestro mercado necesite. Recuerda que nunca está de más capacitarse ya que así también cada colaborador agrega más valor a su currículum.
¿Qué hacer? Primero no te abrumes, sabemos que cuando hablamos de capacitación sueles pensar en que es necesario gastas mucho para lograrlo, pero no es así. Puedes auxiliarte de OneDrive, como servicio en la nube para almacenar ahí todo el material que se vaya a necesitar durante toda la capacitación para evitar costos de impresión o que algún integrante del equipo de trabajo no pueda tener el material. Luego puedes agendar reuniones en Teams en horarios escalados para avanzar de forma constante en la capacitación para que así no quemes los esfuerzos y conocimientos de tu equipo con una capacitación presencial y extensa de un solo día. Por último recuerda siempre hacer una evaluación al final de cada curso. Esto lo puedes hacer con Forms, que te permitirá monitorear las respuestas de tus colaboradores y crear cuestionarios fácilmente sin necesidad de que pases horas creándolo.
Esperamos que estas 3 estrategias puedan comenzar a ayudarte a optimizar desde ahora la comunicación con tu equipo de trabajo y, sobre todo, a quitarte esa idea de que este proceso es súper tedioso. Nos vemos en la segunda parte para que conozcas las otras estrategias que te salvarán de un caos empresarial y de comunicación.
