De acuerdo con la firma de consultoría IDG, en promedio, el 66% del presupuesto de TI se asigna a soluciones y servicios enfocados a mantener la operación del negocio como son servicio de internet, mantenimiento de sistemas, licenciamiento, suscripciones, mantenimiento de infraestructura, renovación tecnológica, entre otros.

Ante tal situación y como responsable de TI en tu empresa, debes buscar esquemas y formas de optimizar el uso del presupuesto, esto con el fin de destinar mayores recursos a proyectos que impulsen la generación de ingresos, el crecimiento y la seguridad de tu empresa.

Arrendamiento, estrategia para optimizar el presupuesto.

Una de las estrategias que te permitirá optimizar el uso del presupuesto es el arrendamiento de activos, sobre todo para adquirir y/o renovar activos informáticos como computadoras, servidores, dispositivos de red, etc. La revista Expansión indica que “La renta de activos en México es cada vez más común de acuerdo con observaciones de la calificadora Fitch Ratings, quien reporta crecimiento sostenido del arrendamiento puro a doble dígito en los últimos años (alrededor de 20% de forma anual)”, por lo cual es importante considerar esta herramienta como una opción para optimizar tu presupuesto.

Tipos de arrendamiento

El arrendamiento es un contrato donde la arrendadora otorga al arrendatario (cliente) el uso del equipo a cambio de una renta mensual. Existen distintos tipos de arrendamiento, siendo los siguientes los más utilizados para arrendar activos informáticos:

Arrendamiento Operativo o arrendamiento a Valor Justo del Mercado. – En este tipo de arrendamiento la arrendadora es la dueña del equipo, el arrendatario (cliente) simplemente paga la renta por un periodo determinado. Características:

  • Financiamiento fuera de balance general, ya que la empresa no posee el activo arrendado.
  • Otorga protección contra la obsolescencia.
  • No utiliza líneas de crédito existentes.
  • Pagos de renta pueden ser deducibles de impuestos.

Arrendamiento Financiero. – En este tipo de arrendamiento la arrendadora es la dueña del equipo, pero el cliente o arrendatario retiene los beneficios fiscales, así como una opción de compra a un precio módico al final del contrato. Características:

  • Para propósitos contables y fiscales el arrendatario es el dueño de los equipos.
  • El arrendatario deprecia los equipos en sus libros.
  • La opción a compra y el precio están prestablecidos, generalmente a precio menor del mercado.

 ¿Qué ventajas me otorga el arrendamiento?

La firma de consultoría IDC menciona las siguientes ventajas del arrendamiento:

  • Conservación del capital. El arrendamiento permite a los clientes asignar preciosos pesos del presupuesto a otras iniciativas comerciales en lugar de a su infraestructura de TI.
  • Eliminación segura de equipos. Con el arrendamiento, los clientes tienen la tranquilidad de que los datos confidenciales no caerán en las manos equivocadas exponiéndolos a una demanda potencial.
  • Flexibilidad operativa. El arrendamiento ofrece una estrategia de renovación integrada para los activos de TI que ahorra dinero, al mismo tiempo que evita el riesgo de mantener infraestructura tecnológica obsoleta que no soporte las nuevas iniciativas comerciales.
  • Ciclos de actualización de equipos oportunos. Los estudios de IDC indican que los costos de extender el equipo más allá de los ciclos de vida útil aumentan los costos de mantenimiento y soporte. Intuitivamente, esto tiene sentido, pero los clientes a menudo alargan los ciclos de vida del equipo para preservar el capital y ahorrar dinero. Sin embargo, lo contrario suele ser cierto, ya que el aumento en los costos de mantenimiento y soporte compensa cualquier ahorro inicial. Tener un contrato de arrendamiento vigente permite a las compañías elaborar un plan de actualización tecnológica que les permite a los empleados contar con activos de TI actualizados.
  • Gestión del presupuesto. Alinear los costos de los activos de TI con las iniciativas comerciales es una estrategia común dentro de las organizaciones. Las empresas que arriendan sus activos de TI pueden asignar rápidamente los costos mensuales a las unidades de negocios y conservar el capital.

Otros beneficios que podemos mencionar son los siguientes:

  • Rentas Deducibles de Impuestos. La renta mensual se registra contablemente como un gasto en el Estado de Resultados, lo que permite hacerla deducible de impuestos.
  • Flexibilidad de Pagos en Plazos. Esquemas que se ajustan a las necesidades de tu empresa, 12, 24, 36 y 48 meses.

¿Qué se puede arrendar?

Además de hardware, en el arrendamiento puedes incluir software y servicios, hasta un 30% del total del proyecto, como el antivirus corporativo, software de diseño, así como servicios de implementación, seguro, logística y distribución, entre otros.

Plazo y monto mínimo de arrendamiento.

El plazo de contratación de un servicio de arrendamiento puede ser de 12, 24, 36 y 48 meses, dependiendo del tipo de activo; aunque en la mayoría de los casos el periodo ideal es de 36 meses, periodo en el que mejor se amortiza la inversión y la garantía de los equipos finaliza; además de que tecnológicamente se hace necesaria su renovación. El monto mínimo para arrendar es de $5 mil dólares más IVA, lo cual dependerá de la arrendadora con la que se realice el contrato.

Opciones al finalizar el contrato

El arrendamiento Operativo tiene las siguientes opciones:

  • Comprar el equipo al valor de mercado.
  • Devolver el equipo al arrendador y hacer un nuevo contrato.
  • Extender el contrato por rentas adicionales.

Opciones del arrendamiento Financiero:

  • La opción a compra y el precio están prestablecidos, generalmente a un precio menor al del mercado.

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